Il problema: i contatti crescono, ma i risultati no
Se gestisci un account ActiveCampaign da qualche tempo, prima o poi ti trovi di fronte a un problema classico: il database cresce, i costi aumentano, ma i risultati non seguono.
I contatti aumentano, e insieme ad essi i costi. Continui a inviare comunicazioni sperando che questi nuovi potenziali clienti ti diano finalmente retta, ma questi rimangono per l’appunto potenziali.
Nel frattempo il prezzo del tuo account ActiveCampaign aumenta, perché è direttamente proporzionale al numero di contatti che gestisci. Il tuo open rate si abbassa, perché il numero di contatti freddi è sempre più alto. E magari il tuo team commerciale investe sempre più tempo nel rincorrere persone che non si ricordano neanche più chi tu sia.
Davanti a te ci sono due possibilità.
La prima è sviluppare una strategia seria, chiara e replicabile di gestione dei contatti freddi, che renda accettabile pagare il prezzo per tenerli nel database. La prima cosa da fare, in questo caso, è smettere di mandargli email.
La seconda è accettare che non tutti sono pronti a diventare tuoi clienti, definire delle regole che identifichino questi contatti in maniera automatica e cancellarli dal tuo account ActiveCampaign.
Nota bene: cancellare questi contatti non vuol dire smettere di trarne vantaggio. Puoi salvarli e utilizzarli come pubblico personalizzato o lookalike su Meta Ads, oppure importarli nuovamente in futuro quando avrai qualcosa di davvero nuovo da dire.
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Perché conviene cancellare i contatti freddi
1. Riduci il costo del tuo abbonamento ActiveCampaign
Passare da 1.000 a 2.500 contatti attivi vuol dire raddoppiare il costo del tuo abbonamento. Passare da 10.000 a 15.000 contatti vuol dire vederlo aumentare del 50%. Ma la regola vale anche al contrario: meno contatti attivi, meno paghi.
2. Migliori la deliverability e la reputazione del tuo dominio
Ipotizziamo che tu abbia 1.000 contatti a cui ogni settimana mandi una newsletter, e che di questi 1.000 solo 250 aprano la tua email, con un numero piuttosto costante. Ipotizziamo ora che tutti usino Gmail.
Forse non lo sai, ma se mandi 1.000 email e 750 persone non aprono mai la tua posta, Google se ne accorge e usa questo dato per assegnarti una reputazione. E quale pensi possa essere la reputazione di una persona ignorata il 75% delle volte?
Se sono tre mesi che invii newsletter alle stesse persone e queste non hanno mai aperto la tua posta, è il momento di liberarsene, o quantomeno smettere di mandargli email.
3. Riduci il rischio legato alla privacy e al GDPR
Sei responsabile di tutti i dati che conservi. Se un giorno dovessi subire un attacco hacker e il tuo database venisse violato, la legge ti impone di comunicarlo ai tuoi contatti.
Immagina di aver tenuto per anni migliaia di contatti inutili, che non hanno mai comprato da te, che non aprono le tue email, che ti costano soldi. E poi devi comunque inviargli un messaggio per comunicargli una violazione dei dati. Più contatti conservi, più probabilità hai che un giorno questi ti creino problemi legali.
Quando NON cancellare i contatti
Ci sono situazioni in cui cancellare i contatti è una scelta sbagliata. Eccole.
La prima è quando hai una strategia solida di follow-up di lungo termine, che ti permette di rimanere in contatto con i tuoi lead senza bombardarli di email che non aprono. Se non sai come costruirla, prenota ora la tua call gratuita con me, clicca qui.
La seconda è quando non hai problemi di budget. Se i contatti che hai raccolto sono legittimi, mantenere lo storico del loro percorso con te ha un valore. In questo caso, tieni presente che puoi risparmiare fino al 36% sul tuo account ActiveCampaign trasferendolo presso un rivenditore autorizzato, come noi di ActiveMax. Trovi tutto spiegato cliccando qui:
Trasferire il tuo account ActiveCampaign a un rivenditore autorizzato
La terza è quando il ciclo di acquisto dei tuoi contatti è molto lungo. Se hai un’agenzia immobiliare, un cliente può passare mesi o anni a decidere se vendere casa. Ma anche in questo caso ti serve la strategia giusta per rimanere un pensiero fisso nella sua mente.
La quarta è quando lo storico dei tuoi contatti è fondamentale dal punto di vista operativo. Se gestisci uno studio medico, per esempio, possono passare mesi o anni tra un appuntamento e il successivo, e avere accesso allo storico del paziente è essenziale. Se vuoi anche ridurre il tempo che passa tra un appuntamento e il successivo e aumentare il valore per ogni paziente, prenota ora la tua call gratuita con me, clicca qui.
Archiviare o cancellare? Le differenze in ActiveCampaign
Ad oggi, archiviare rimane l’opzione migliore rispetto alla cancellazione definitiva, ma con un limite importante: non è ancora automatizzabile. Dovrai quindi farlo manualmente e con regolarità.
La differenza principale è questa: un contatto cancellato sparisce completamente dal tuo account. Un contatto archiviato rimane consultabile, ma non puoi contattarlo in nessun modo.
Come riporta la guida ufficiale di ActiveCampaign [LINK ESTERNO rel=”nofollow” – anchor text: “guida ufficiale ActiveCampaign sull’archiviazione dei contatti”], i contatti archiviati vengono mantenuti in modalità di sola lettura. Non puoi inviare loro email di marketing, messaggi WhatsApp o SMS, né modificarli. Devi aspettare almeno 30 giorni dopo l’archiviazione prima di poter ripristinare un contatto manualmente. L’archiviazione mantiene tutti i dati storici come aperture email, clic, acquisti e tag per un anno, dopodiché il contatto viene eliminato automaticamente.
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Come decidere quando cancellare un contatto: un esempio pratico
In base alla lunghezza del processo di acquisto dei tuoi contatti, definisci un lasso di tempo entro il quale, se il contatto non apre le tue email o ha un’offerta associata dichiarata persa, questo va cancellato.
Una mia cliente vende percorsi di formazione il cui interesse è molto altalenante nel tempo. Una buona partnership con un gruppo di influencer genera tantissimo interesse in poco tempo, mentre in periodi di minor slancio riempire i webinar diventa più difficile.
Trattandosi di acquisti d’impulso, tenere un contatto attivo per più di 90 giorni non ha senso. Abbiamo quindi implementato un’automazione che aggiunge a una lista dedicata tutti i contatti che non hanno acquistato nulla e non hanno aperto nessuna email negli ultimi 90 giorni.
Il risultato: in due settimane siamo passati da un account con 75.000 contatti in costante crescita, che costava 1.375 dollari al mese, a un database stabile di circa 20.000 contatti attivi e realmente interessati, con un costo mensile di 549 dollari. Stesso business, stessa attività di acquisizione, ma con un risparmio di oltre 800 dollari al mese e una qualità dei contatti sensibilmente più alta.
La farewell sequence: come strutturare una sequenza d’addio
La farewell sequence è una sequenza di email automatica che si avvia quando un contatto supera la soglia di inattività che hai definito. Il suo scopo non è convincerlo a comprare, ma dargli un’ultima occasione concreta prima di essere rimosso dal database.
Nella nostra sequenza sottolineiamo che sono tre mesi che il contatto non apre la nostra posta, che è un peccato visto l’entusiasmo dimostrato all’inizio, e che è arrivato il momento di prenotare una call con i nostri agenti per approfittare di un’offerta riservata ai vecchi contatti.
Se il contatto non prenota la call, dopo 14 giorni viene aggiunto a una lista dedicata e cancellato.
Nota bene: aprire una email della farewell sequence non azzera il contatore. Avviata la sequenza d’addio, l’unico modo che il contatto ha per evitare la cancellazione è prenotare una call o effettuare un acquisto.
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Come automatizzare la cancellazione dei contatti in ActiveCampaign
Ora che hai definito le condizioni che un contatto deve rispettare prima di essere cancellato, non ti resta che creare l’automazione.
Per mantenere l’automazione aggiornata, dovrai aggiungere tutti i tuoi contatti esistenti e lasciarli in attesa finché non rifletteranno la condizione del non aver aperto nessuna email negli ultimi 90 giorni. Dovrai inoltre aggiungere un trigger che aggiunga automaticamente all’automazione tutti i contatti futuri.
Per tutti i dettagli ti invito a guardare il video tutorial che trovi all’inizio di questo articolo.
Conclusione: archiviare rimane la scelta migliore, ma serve una strategia
Ricapitolando: cancellare i contatti freddi ti permette di ridurre i costi, migliorare la deliverability e ridurre i rischi legali. Archiviare è spesso preferibile, ma richiede un processo manuale.
Se vuoi automatizzare anche l’archiviazione, o semplicemente capire come strutturare una strategia di gestione dei contatti adatta al tuo business, prenota ora la tua call gratuita con me, clicca qui. Ti presenterò la soluzione che abbiamo sviluppato e capiremo insieme qual è l’approccio più adatto al tuo caso.
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Posso aiutarti in modo diretto se ti trovi in una di queste situazioni:
– Non sai se ha più senso cancellare o archiviare i tuoi contatti freddi
– Vuoi costruire una strategia di follow-up di lungo termine senza aumentare i costi
– Stai valutando di trasferire il tuo account ActiveCampaign a un rivenditore per risparmiare fino al 36% ogni anno
– Hai un ciclo di acquisto lungo e non sai come restare presente nella mente dei tuoi contatti
– Gestisci uno studio medico o una struttura con appuntamenti ricorrenti e vuoi aumentare il valore generato da ogni cliente
– Vuoi strutturare una sequenza d’addio efficace
– Vuoi automatizzare l’archiviazione dei contatti senza farlo a mano ogni volta
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